邮件怎样写才能准确传达意图

发布时间：2018-10-30 12:03:06 作者：华夏云邮 浏览：36435

1、思路清晰，用词准确

在写邮件的时候，建议第一件事情是先写主题，主题一定不能为空，毕竟主题是收件人对邮件的第一印象，邮件的意图已经重要性都需要在这里表现出来。在编写主题时要注意思路清晰，用词简洁。符合邮件正文内容，可以适当的使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等。若是多次回复的邮件，主题一定要和内容的变化而做相应的调整。

2、应有的礼节不能少

你的收件人有一部分是你熟识的，同样也会有一部分是你不认识的。邮件的表达方式可以展示一个人的性格，在邮件中尽量表现的礼貌一些，会给对方一个良好的印象！具体显现在了解收件人和你的关系，在选择称呼时，要对对方足够尊重。开头和结尾要完善，敬语不能省。例如给上级写信一般用“恭请”，“敬请”等，给合作单位写信一般“顺祝商祺”等。

3、正文叙述流畅逻辑性强

正文的书写要一定要结合主题来写，写清楚你是谁，需要收件人做什么（邮件的目的），具体执行时间或是写信日期，是否需要对方回信，你的联系方式等。以重要性和紧急程度排序，要逻辑清楚，重点突出。写完以后一定要检查一下，是否有差别字，语句是否流畅，是否表达清楚自己的诉求，避免不必要的失误，也是对收件人最起码的尊重。需要注意的地方，在商业邮件中，最好不要使用表情。在正文结尾的时候要加上你的称呼和联系方式，方便收件人联系你。若是发送重要邮件并且需要对方尽快回复时，可以选择用短信、微信、电话等提醒对方，确保对方是否邮件，还能了解对方具体回复时间。

4、附件不要忘记上传

需要上传附件的邮件，往往附件的主题就是邮件的主题。因此写新邮件的最佳顺序是：附件、主题、正文、收件人。先把附件上传上去，在上传的空档就可以编写主题和正文了。在附件上传前，一定要将附件规范命名，并且在正文中提及，这样收件人下载的时候就不需要在命名了。如果要上传很多个附件，而且内存也比较大，最好的方法是建立一个新的文件夹，把需要上传的文件都放在一个文件夹里，先压缩在上传，方便收件人一键下载。如果是百度云传输也是同样的道理，毕竟一个一个文件下载也很费时间，与人方便与己方便。

5、发送前确认收件人

如果有多个收件人，需要明白是抄送还是一起发送，如果是给同一单位或是统一领域的人发送相同的邮件时，一定要主要职位的先后顺序，不要在不经意间得罪人。

6、收到邮件要及时回复

对于客户或者商业合作伙伴的邮件一定要及时反馈，如果不能及时反馈也要说明一下原因，这是对发件人的尊重，也可提现你的专业性。对于已经回复过一次还未解决问题的邮件，在回复时需要修改主题，对于多次邮件都没有解决的问题，需要更换沟通方式，例如面谈，网络通话等。